[1] ได้รับเชิญไปบรรยายหัวข้อการใช้ AI เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่โรงพยาบาลอำเภอแห่งหนึ่ง ช่วงครึ่งวันแรก แนะนำพื้นฐานการใช้ NotebookLM
.
[2] เจ้าหน้าที่คนหนึ่งยกมือถามกลางห้องถ้ามีไฟล์เสียงประชุม 3 ชั่วโมง อยากถอดมาเป็นบันทึกการประชุมที่จัด Format ได้เลย... ใช้ NotebookLM ได้มั้ย?
.
[3] พอดีเป็นช่วง Workshop ให้ฝึกใช้งานเลยเดินไปหาพร้อมกับถามหาไฟล์ จนท.บอกว่าเนี่ย ปกติบันทึกเสียงการประชุมอยู่แล้วเป็นประจำ ขอลองหน่อยได้มั้ย เพราะประชุม 3 ชั่วโมงมานั่งถอดเทปอีก 5 ชั่วโมง รู้สึกเสียเวลาและกินพลังงานมาก
.
[4] เลยให้น้อง จนท.เอาไฟล์เสียงโยนเข้า NotebookLM แล้วใช้ Prompt ว่า ช่วยสรุปการประชุมนี้เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการ พร้อมหัวข้อ ประเด็นที่สำคัญ และ แผนปฏิบัติการ แบบภาษาเขียนให้หน่อย
.
[5] ระบบประมวลผลใช้เวลาแค่ 5 นาที ได้ไฟล์บันทึกประชุมพร้อมแจกจ่ายได้แทบจะในทันที ผลลัพธ์จากที่อ่านดูคร่าวๆพบว่าวาระที่ 1–2 สรุปเนียนดี มีแค่ วาระ 3 ที่ระบบไม่แยกหัวข้อให้ เพราะอาจเป็นที่ว่าระหว่างประชุมไม่มีใครพูดว่าวาระที่ 3 ชัดๆนอกนั้นข้อมูลครบ
.
[6] อันนี้คือ Used case ที่ทดลองจริงๆแล้วได้ผลลัพธ์ที่รู้สึกทึ่งมาก ตอนเที่ยง ผอ.เรียกประชุมทีมงานหลังกินข้าวสั้นๆเพื่อจะดำเนินการงานบางโครงการ เลยรบกวนให้บันทึกเสียงไว้ด้วย แล้วทดลองทำแบบเดียวกัน ปรากฏว่าได้ผลลัพธ์ที่ดีมาก ลดเวลาการทำงานแถมเอาไปใช้งานได้ทันที
.
ต่อไปนี้คือวิธีการใช้ NotebookLM เพื่อช่วยเปลี่ยนเสียงบันทึกการประชุมให้กลายเป็นรายงานที่สามารถนำไปปรับแต่งรูปแบบได้ตามความเหมาะสม
.
[1] อัปโหลดไฟล์เสียงที่บันทึกการประชุม (รวมถึง PDF, วิดีโอ YouTube, หรือ Google Docs)ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ที่ Source ฝั่งซ้ายมือ
.
[2] สามารถคลิกที่เมนู Report เพื่อเลือกหัวข้อย่อยแบบ Briefing doc เพื่อสรุปเนื้อหาออกมาแบบสำเร็จภายใน 2 คลิก
.
[3] ถ้าอยากได้ผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงมากยิ่งขึ้นสามารถใช้ Prompt ในช่องแชทเพื่อสั่งงานเพิ่มเติมให้ได้อย่างที่วางแผนเอาไว้
.
[4] หลักการที่สำคัญที่จะใช้งาน Prompt ให้ตรงใจมากขึ้นคล้ายกับการใช้งาน AI ตัวอื่นๆ โดยควรคำนึงถึง ความเฉพาะเจาะจง (Specificity) ระบุผลลัพธ์ที่อยากได้ เช่น การขอให้แสดงผลเป็นรูปแบบตาราง (NotebookLM ทำได้แล้ว เย้ๆๆๆ - คนอื่นเค้าทำได้ตั้งนานแล้ว)
.
[5] ต่อจากข้อ [4] หากระบุวัตถุประสงค์ของบันทึก เช่น การสร้าง สรุปสำหรับผู้บริหาร บันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการ แล้ว AI จะปรับโทนภาษาและความยาวของคำตอบให้เหมาะสม
.
[6] ตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาด้วยตนเองอีกรอบ เนื่องจาก AI อาจมีข้อผิดพลาดในการแปลงเสียงเป็นตัวอักษรได้
.
และต่อไปนี้คือตัวอย่าง 10 Prompt ที่ามารถนำไปปรับใช้หลังอัปโหลดไฟล์เสียงบันทึกการประชุมพร้อมกับเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
.
[1] สรุปการประชุมนี้เป็นบันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการ โดยมีหัวข้อหลัก ผู้เข้าร่วมประเด็นสำคัญที่ยกขึ้นมาหารือ ข้อสรุป และรายการดำเนินการ (Action Items) ที่มอบหมายให้แต่ละคน (ตรงนี้มีข้อสังเกตุเล็กน้อยตรงที่บางทีประชุมกันหลายท่านแล้วไม่มีการเอ่ยชื่อใครเป็นใคร แนะนำให้ระบุเป็นแผนกหรือฝ่ายจะดีกว่า)
.
[2] สรุป Action Items ที่ตกลงกันในการประชุมนี้ พร้อมทั้งระบุชื่อ(ฝ่าย)ผู้รับผิดชอบและวันครบกำหนด (ถ้ามี) ในรูปแบบตาราง
.
[3] แยกส่วนของการตัดสินใจที่สำคัญทั้งหมดที่เกิดขึ้นในการประชุมนี้ออกมา พร้อมให้เหตุผลสนับสนุนโดยย่อ
.
[4] สร้างบันทึกการประชุมแบบย่อ (Executive Summary) ความยาวไม่เกิน 1 ย่อหน้าที่เน้นผลลัพธ์หลักของการประชุมนี้เท่านั้น
.
[5] บันทึกการประชุมนี้ มีประเด็นใดบ้างที่ยังไม่มีข้อสรุป (Outstanding Issues)? ให้รวบรวมรายการทั้งหมดเพื่อนำไปพูดคุยต่อในครั้งหน้า
.
[6] เปลี่ยนไฟล์เสียงนี้เป็นบทสรุปที่มีหัวข้อและหัวข้อย่อย (Bullet List) เพื่อให้ง่ายต่อการอ่านและทำความเข้าใจ
.
[7] กรุณาสรุปประเด็นที่ฝ่าย (X) พูดถึงทั้งหมด พร้อมทั้งข้อเสนอแนะที่เขาได้ให้ไว้ในระหว่างการประชุม - เปลี่ยน (X) เป็นฝ่ายที่เราสนใจ
.
[8] เปรียบเทียบข้อดีและข้อเสียของการตัดสินใจ(X) ที่กล่าวถึงในช่วงกลางของการประชุม พร้อมระบุว่าข้อสรุปสุดท้ายคืออะไร - (X) คือหัวข้อที่เราสนใจ
.
[9] เขียนบันทึกการประชุมในรูปแบบอีเมลฉบับร่างเพื่อส่งถึงทีมงาน โดยเน้นที่ตารางเวลาใหม่และสิ่งที่ทุกคนต้องทราบก่อนเริ่มสัปดาห์หน้า
.
[10] สรุปการตอบคำถามและการซักถามที่เกิดขึ้นในการประชุมนี้ทั้งหมด
.
สามารถนำเอาไอเดียจาก Prompt สำเร็จรูปนี้ไปใช้งานหรือนำไปปรับแก้ตามบริยทของงานได้เลยนะครับ ส่วนตัวทดลองอัดเสียงตอนทำ Workshop ความยาว 3 ชั่วโมงมาสรุปเป็นอินโฟกราฟิก 1 แผ่นก็ให้ผลลัพธ์ที่ดีใช้เลยทีเดียว
.
สนใจจัด Workshop หรือ In-House Training เกี่ยวกับการใช้ประยุกต์ใช้ NotebookLM กับงานจริงทักมาได้ที่ Inbox นะครับ
.
ไว้พบกันใหม่โพสต์หน้าครับทุกคน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น